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• Servizi e-Mail: quali scegliere? (1° Parte)
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• Servizi e-Mail: quali scegliere? (3ª Parte)
  
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Ormai è trascorso molto tempo da quando le caselle di posta elettronica venivano fornite solo ai possessori di abbonamenti a pagamento per la connessione ad Internet. Col passare degli anni infatti, il servizio di messaggistica offerto dagli ESP (Email Service Providers) ha subito un evoluzione non solo diventando un servizio gratuito, ma anche introducendo molteplici novità sulle funzionalità offerte agli utenti.

Come mai i gestori di servizi e-Mail ora offrono tale servizio gratuitamente?

Il motivo di tale cambiamento è principalmente imputabile alla continua lotta tra i principali gestori di portali, bramosi d'aggiudicarsi la maggior fetta d'utenza, i quali hanno iniziato a proporre, in forma gratuita, servizi originariamente a pagamento, tramite l'introduzione di pubblicità (es. banner, firme automatiche posizionate alla fine dei messaggi, pop-up ecc.), al fine di sopperire i mancati guadagni. Non tutti però si sono adeguati, continuando a mantenere il proprio bacino d'utenza con offerte più improntate nella qualità dei servizi resi, oltre all'aggiunta di svariate caratteristiche secondarie appetibili (es. storaging di foto e files, protezione Anti-Spam ed Anti-Virus integrata, assenza di banner pubblicitari nella MailBox o nei messaggi, l'impiego del proprio nome-dominio come indirizzo ufficiale ecc.).

Ovviamente, la liberalizzazione del sistema ha portato molteplici benefici sia in ambito domestico che aziendale, provvedendo in certi casi all'abbattimento dei costi e alla semplificazione dei processi di comunicazione tra le persone. Il raggiungimento di tale traguardo però, è stato possibile anche in seguito all'accurata analisi delle necessità del singolo individuo, fattore determinante nella scelta dell'offerta di servizio che più si confacesse ai bisogni identificati. Infatti, la presenza di elementi inutili o poco interessanti ha da sempre influito negativamente nella semplicità e nella praticità d'utilizzo, costituendo una barriera al loro impiego produttivo.

Per tale ragione, nella valutazione delle offerte è bene considerare diversi aspetti fondamentali, tra cui:

Accessibilità - Esistono vari livelli di accessibilità in una casella e-Mail. In genere gli ESP permettono il Login via web (tramite una pagina apposita nel proprio portale principale), mentre altri garantiscono lo scambio dei messaggi anche da remoto, tramite protocolli POP3, SMTP ed IMAP. Quest'ultimo in particolar modo, non viene fornito a tutti gli utenti indiscriminatamente, ma solo a coloro che compiono la registrazione (gratuita o a pagamento) presso l'ESP responsabile dell'erogazione. In passato tale facoltà era riservata principalmente a coloro che acquistavano i servizi di connettività offerti dagli Internet Service Provider, fattore che permetteva a quest'ultimi un maggior enforcing delle regole d'utilizzo, colpendo più facilmente gli autori degli abusi (es. tramite la revoca degli accessi al responsabile degli atti e collaborando con le forze dell'Ordine).
Negli ultimi anni gli ESP hanno spinto sempre di più l'approccio via portale Web in quanto, oltre ad ostacolare l'abuso delle risorse offerte, ciò permetteva l'accesso alle MailBox in maniera più semplificata, anche da terminali non precedentemente configurati per tale scopo, o in LAN dotate di configurazioni di sicurezza particolarmente rigide.
Inoltre, tramite l'impiego di protocolli particolari quali l'IMAP, è stata introdotta la possibilità di avvalersi di caselle dotate di funzionalità aggiuntive rispetto alle classiche soluzioni via POP3, risolvendo le limitazioni d'accesso contemporaneo da più terminali, garantendo la sincronizzazione costante tra Mailbox locali e server principale, permettendo il monitoraggio dello stato di giacenza delle e-Mail (letto, risposto o cancellato) e riducendo eventuali problemi legati alla loro cancellazione accidentale.

Utilità - L'attivazione di una MailBox può avvenire per vari motivi. L'utente può riservare l'impiego della nuova casella per le iscrizioni ai servizi online, evitando il coinvolgimento del proprio indirizzo primario. Tale pratica evita l'affollamento di messaggi in un'unica Mailbox, mantenendo la visibilità delle e-Mail più importanti e riducendo il rischio di consegna involontaria del proprio indirizzo a qualche spammer. Altre possibili utilizzazioni spaziano dall'impiego della casella nei Newsgroup o nelle chat, per i messaggi privati tra partecipanti, pur garantendo sempre un adeguato livello di anonimato ai loro proprietari, ed evitando l'esposizione delle caselle principali ad abusi di vario genere (Spam, Phishing, malware ecc.).
In ambito aziendale, l'impiego delle Mailbox è principalmente incentrato nella comunicazione interna tra colleghi e nella condivisione di messaggi d'interesse comune, specie se organizzati attraverso software per la gestione delle attività intra-aziendali (es. Groupware). Inoltre, a seconda dei ruoli ricoperti dai singoli video-terminalisti, parte dei messaggi veicolati può avvenire anche con contatti esterni (es. fornitori o membri aziendali dotati di strumentazione "Mobile").
L'impiego delle e-Mail, consultabili presso Palmari e Smartphone, può rappresentare una buona alternativa ad SMS ed MMS, in caso di profili Internet FLAT e costituisce un metodo affidabile per lo scambio d'informazioni riguardanti appuntamenti e prenotazioni.

Funzionamento dell'Interfaccia - Alcuni ESP impiegano del codice Javascript nell'interfaccia d'interazione con la MailBox, rispetto al normale HTML, al fine di semplificarne l'utilizzo finale all'utente, introducendo inoltre funzionalità aggiuntive o riassemblando layout grafici già ampiamente riconosciuti (es. Microsoft Outlook o Outlook Express). Tale strategia però, obbliga l'esecuzione di codice attivo nel Browser, capacità spesso disabilitata per ragioni di sicurezza.
Software per la gestione del traffico e-Mail da terminale, permettono l'introduzione di caratteristiche aggiuntive senza alcun vincolo nella loro esecuzione e possono essere impiegati al fine di concentrare la ricezione non solo di messaggi e-Mail ma anche di RSS Feed ed iscrizioni a Newsgroup. Inoltre, sempre più e-Mail Client implementano funzionalità di Scheduling appuntamenti (tramite calendari sincronizzabili via servizi In-The-Cloud o Groupware), centralizzando la gestione degli impegni ricevuti via posta elettronica, direttamente da una comoda interfaccia.

Opzionalità aggiuntive - Le funzionalità secondarie introdotte al fine di rendere l'offerta di servizio e-Mail appetibile rispetto alla concorrenza, variano a seconda di molteplici fattori.

Principalmente queste spaziano tra:

• l'invio di e-Mail contenenti allegati di grandi dimensioni,
  
• l'auto-cifratura dei messaggi,
  
• la possibilità di accesso al server per il download remoto della posta,
  
• il controllo ortografico del testo contenuto nel body,
  
• la capienza massimale disponibile per le singole MailBox,
  
• la presenza di controlli Antivirus ed AntiSpam nelle missive elettroniche sopraggiunge nella Mailbox,
  
• il mantenimento della "lista-contatti" (Rubrica) online,
  
• le funzionalità integrate di Web-Calendar,
  
• l'inserimento di note (stile "Post-It" virtuali),
  
• l'eventuale inclusione a sistemi di social networking o instant messagging (in maniera automatica e trasparente all'utilizzatore),
  
• l'inserimento di eMoticons nel testo delle e-Mail 

e molte altre, di minor attinenza con il servizio di messaggistica, ma pur sempre utili allo svolgimento delle normali attività quotidiane, sia in ambito domestico che SoHo/Mobile.

Risposta Automatica - Alcuni ESP permettono l'impostazione di messaggi di auto-risposta, spediti automaticamente ai mittenti dei messaggi.

Principalmente questa funzionalità viene impiegata in 3 casi:

1. - Notifica di assenza temporanea del possessore della casella (es. Ferie); 
2. - Notifica di "chiusura" della Mailbox, invitando il mittente nell'inviare le missive elettroniche ad un altro indirizzo, in quanto quello coinvolto non viene più controllato/utilizzato (solitamente però, questo genere di configurazione implica il redirect di tutte le e-Mail in arrivo, presso la nuova casella);
   
3. - Notifica di cortesia, impiegata al fine di ringraziare il mittente del messaggio o scusandosi dell'impossibilità di una risposta tempestiva a quest'ultimo, fornendo eventualmente altre informazioni (es. "Verrà contattato quanto prima", "A causa della quantità di e-Mail ricevute ogni giorno, non possiamo ringraziare personalmente ogni mittente, tuttavia, in caso d'interesse provvederemo a contattarla per maggiori informazioni" ecc.);